Comme toute entité, une Association est soumise à certaines obligations. Elles doivent notamment tenir des registres de façon obligatoire et procéder à des publicités dans certains cas.
- Les publicités
En sus de la déclaration préalable en Préfecture lors de la création, certaines modifications survenues dans la vie d’une Association déclarée doivent faire l’objet de mesures de publicité.
Ainsi doivent être déclarés (art 5. de la loi du 1er juillet 1901 et article 3 du décret du 16 août 1901) dans les trois mois :
- tout changement dans l’administration ou la direction de l’association,
- toute modification apportée aux statuts, et dans ce cas, il convient de joindre deux exemplaires des statuts modifiés,
- les nouveaux établissements fondés,
- les changements d’adresse du siège social,
- les acquisitions ou aliénations du local et des immeubles spécifiés à l’article 6 de la loi de 1901.
Les modifications ne sont opposables aux tiers qu’à compter de leur déclaration.
- Les registres obligatoires
- Le registre spécial
Les modifications apportées aux statuts devaient être reportées sur un registre spécial.
Ce registre était tenu au siège de l’association. Il est coté sur la première et dernière feuille et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l’association, c’est à dire le plus souvent le Président de l’association.
Il enregistrait :
- les modifications statutaires,
- les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association,
- les dates des récépissés relatifs aux modifications et changements,
- le changement de siège social,
- les nouveaux établissements,
- les acquisitions ou aliénations d’immeubles.
L’ordonnance de simplification du régime des associations et fondations a été publiée le 23 juillet 2015.
Le chapitre Ier de ce texte, composé de six articles, comporte des dispositions d'ordre général portant simplification des procédures de création, de transformation, de déclaration et d'agrément des associations et des fondations. L'article 1er met notamment fin à l'obligation de tenir à jour un registre spécial actant des modifications et changements affectant une association.
- Le registre des délibérations
Ce registre enregistre les principales délibérations de l’assemblée générale de l’association.
Il est recommandé de conserver également un dossier récapitulatif de l’ensemble des documents relatifs aux assemblées. Ce dossier comprend notamment les lettres de convocation et leurs annexes, le rapport moral du conseil d’administration, le rapport financier du trésorier, les comptes annuels ainsi que le rapport du commissaire aux comptes.
- Registre en cas d’emplois salariés
Si l’association dispose de salariés, elle doit mettre en place les registres et livres suivants :
- Registre du personnel,
- Registre des délégués du personnel (si +10 salariés),
- Document d’évaluation et de prévention des risques,
- Règlement intérieur prévu à l’article L1321-1 du Code du travail (si + de 20 salariés),
- Registre des mises en demeure de l’inspection du travail.
- Documents comptables
D’un point de vue comptable, elle doit détenir :
- Livre Journal,
- Grand Livre,
- Livre d’Inventaire,
- Document décrivant les procédures administratives.
Ce dernier point est défini de façon plus précise selon que l’Association relève de L’article L612-1 ou L612-4 du Code de commerce ou critères particuliers.
